La revolución digital en el ámbito empresarial es un cambio constante. Uno de los aspectos fundamentales de esta transformación es la facturación electrónica obligatoria a la hora de emitir facturas electrónicas, afectando a todos los trabajadores autónomos y empresas en España, quienes deberán ajustarse a esta nueva realidad y cumplir con los plazos de la nueva Ley Crea y Crece. En este artículo te enseñaremos las claves en una completa guía, dándote más detalles sobre qué es, cuándo es obligatoria, cómo cumplir con la ley y las sanciones para quiénes incumplan su implantación.
Si no quieres tener dudas en cómo gestionar esta nueva realidad, te recomendamos que te pongas en contacto con una asesoría para empresas que te pueda ofrecer información detallada y cómo tienes que implementar la facturación electrónica en tu empresa.
El 28 de septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”
Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá ahora a todo el sector privado. Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (por ejemplo, la factura de un pintor a un particular o una factura simplificada de un restaurante).
Qué es la factura electrónica
La factura electrónica es un documento digital que respalda una transacción comercial, ya sea venta de bienes o la prestación de servicios. Tal y cómo pasa con una factura física, tiene validez legal y fiscal, pero esta se emite en formato electrónico por el cliente del bien o del servicio.
En España, la factura electrónica está regulada por el RD 1619/2012, que establece las obligaciones de facturación, tanto en papel como electrónicas. La facturación electrónica obligatoria, establecida en la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, impulsa el uso obligatorio entre empresas y profesionales.
Ventajas frente a la factura física
Este tipo de facturación ofrece múltiples ventajas:
- Es más eficiente a nivel administrativo, ya que automatiza procesos y reduce errores. Esto agiliza las gestiones enormemente.
- Ahorra costes de impresión y envío
- Es más segura, ya que garantiza la autenticidad del documento firmando de forma electrónica.
- Agiliza las obligaciones tributarias, ya que existe un registro preciso de los movimientos de facturación.
La implementación de la factura electrónica moderniza la gestión en las empresas y contribuye a la sostenibilidad, reduciendo el consumo de papel y mejorando la eficiencia de procesos comerciales.
Tipos de factura electrónica
Las facturas electrónicas se crean y gestionan en formatos específicos que garantizan su interoperabilidad, integridad y autenticidad.
Es importante diferenciar los dos tipos principales de facturas electrónicas: las de formato estructurado y las de formato no estructurado. Ambos tipos son documentos digitales que pueden transmitirse a través de redes electrónicas, como Internet, pero presentan diferencias clave en su procesamiento.
Facturas en formato estructurado
Estas facturas están diseñadas para ser procesadas automáticamente por sistemas informáticos, tanto del emisor como del receptor. Este formato es ideal para automatizar tareas de pago, registro contable y auditoría.
EDIFACT: Ampliamente usado en entornos empresariales B2B.
C
La característica de estas facturas es que están organizados en formatos que permiten un tratamiento automatizado. Son generadas por los propios software o sistemas de facturación y se integran en sistemas de pago y contabilidad.
Los formatos que aceptan las facturas en formato estructurado son en XML y EDIFACT.
Facturas en formato no estructurado
Estas facturas se presentan como una imagen o documento visual que no permiten procesamiento de forma automática. La integración en los receptores requieren procesos manuales o con software adicional, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Los ejemplos de formatos no estructurados son las facturas en PDF o las facturas en papel escaneadas.
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¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
La factura digital no se aplica de forma inmediata, sino que se establece un período de transición para que los autónomos y empresas se vayan adaptando.
El 28 de septiembre de 2022 se publicaba en el BOE la Ley 18/2022. El 7 de marzo de 2023 salió a consulta pública el reglamento específico para la factura electrónica y una vez aprobado, empezó a contar el plazo para adaptarse y empezar a emitir facturas electrónicas.
- Para todos aquellos autónomos o empresas que superen una facturación anual de 8 millones de euros, el plazo es de un año desde la publicación de reglamento técnico que desarrolle los requisitos y las especificaciones de la factura electrónica. Por lo que estas empresas y autónomos tendrían hasta la primavera/verano de 2024 para implantar la factura electrónica.
- Para el resto de autónomos y empresas con facturaciones anuales inferiores a 8 millones de euros, tendrán de margen hasta primavera/verano de 2025 para emitir y recibir todas sus facturas en formato electrónico.
¿Cómo cumplir la Ley de factura electrónica?
Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:
- Emitir todas las facturas en formato electrónico.
- Las facturas electrónicas deben ser emitidas a través del software de facturación de la AEAT o un software certificado, como Holded, el programa en la nube que te permite automatizar todos los aspectos de tu facturación y con que somos partners.
- Las facturas electrónicas deben incluir un código identificativo alfanumérico y un código QR.
- Además, deben incorporar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
- Todas las facturas electrónicas deben cumplir con los requerimientos del reglamento de facturación.
- Facilitar el acceso digital a la factura, de modo que los clientes puedan leer, descargar, copiar e imprimir de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante un período mínimo de 4 años.
- Los programas de facturación deben garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Si tienes dudas sobre los requisitos, puedes consultar a uno de nuestros asesores.
Sanciones para los que incumplan la normativa sobre la factura electrónica
Si eres autónomo, es hora de adaptarte a la nueva realidad de las facturas electrónicas. A partir de la primavera/verano de 2025, este tipo de facturación se convertirá en obligatoria para la mayoría, a menos que factures más de 8 millones de euros al año.
Aquellos autónomos que no implementen este sistema podrán enfrentar multas de hasta 10.000 euros.
Las multas administrativas para quien incumpla las obligaciones digitales fijadas, entre las que está la obligatoriedad de la factura electrónica. Los importes de esas sanciones serán:
- Hasta 3000 euros por cada factura no emitida en formato electrónico.
- Hasta 6000 euros por no registrar y almacenar las facturas digitales durante el plazo de 4 años.
- Hasta 24000 euros por no cumplir con las exigencias fiscales y contables relativas la regulación.
- Hasta 60000 euros por incumplir las normas sobre seguridad y privacidad.
¿Qué ventajas ofrece la factura digital?
La tradicional factura en papel está en proceso de desaparecer. En 2025 todos los establecimientos estarán requeridos a generar facturas digitales. Sin embargo, además de ser de cumplimiento obligatorio en un corto plazo, estas facturas también aportan múltiples ventajas para los negocios:
- Contribución al medio ambiente: Al eliminar el papel, la facturación digital tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Al reducir el consumo de papel, se disminuye la tala de árboles y se evita la generación de residuos. Como autónomo comprometido con la sostenibilidad, esta es una forma efectiva de contribuir a la mejora del medio ambiente.
- Ahorro de costes: Las facturas digitales son más económicas que las facturas tradicionales en papel. Al eliminar los gastos asociados con la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico, puedes ahorrar una cantidad significativa de dinero a largo plazo. Además, no hay necesidad de comprar papel, sobres o sellos. La facturación digital es una opción rentable para los autónomos.
- Cobro más rápido: Con las facturas digitales, los pagos se agilizan considerablemente. No tienes que esperar a que lleguen las facturas por correo o se pierdan en el camino. Puedes enviar tus facturas de forma instantánea y recibir el pago más rápidamente. Esto mejora tu flujo de efectivo y te permite tener un mejor control sobre tus finanzas.
- Trazabilidad precisa: La facturación digital permite un control preciso de la trazabilidad de las facturas. Puedes rastrear fácilmente el estado de cada factura, desde el momento en que se envía hasta que se paga. Esto te brinda una mayor transparencia y facilita la gestión de tus ingresos y gastos.
- Facilidad de archivar y recopilar: Las facturas digitales son fáciles de archivar y recopilar. No ocupan espacio físico, como los archivadores tradicionales, y puedes organizarlas de manera electrónica en carpetas o sistemas de gestión documental. Esto simplifica el trabajo de los departamentos de administración y facilita la búsqueda y recuperación de facturas cuando sea necesario.
La facturación digital ofrece una serie de ventajas significativas no solo contribuye al cuidado del medio ambiente y ahorro de costes, sino que también acelera el cobro, permite un control preciso de la trazabilidad y facilita la administración de tus documentos. Se estima que implementar la facturación electrónica puede generar ahorros de hasta un 60% en los costes para los autónomos.
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¿Cómo me puede ayudar el Kit Digital en la facturación electrónica?
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