Verifactu: Qué es, cómo funciona y cómo adaptar tu empresa

En Anaga DF llevamos muchos meses a la expectativa conociendo las características y en profundidad del sistema Verifactu. En este artículo, te damos toda la información sobre Verifactu, explicándote qué es, cómo funciona y cómo adaptar tu empresa a este. Trataremos de darte todos los detalles acerca de este sistema del que tanto se ha oído hablar en los últimos meses.

Antes de implantar Verifactu en tu empresa, es conveniente que te pongas en contacto con una asesoría para empresas que conozca todos los detalles acerca de este sistema de facturación y que te explique profundamente cómo implementarlo en tu negocio.

Qué es Verifactu

Verifactu es el nuevo sistema de control de facturación impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT), regulado por la Ley Antifraude y el Real Decreto 1007/2023, teniendo como objetivo minimizar el fraude fiscal y garantizar la trazabilidad y veracidad de todas las facturas emitidas en España.

Autónomos, pymes y empresas deberán usar un software que, de forma automatizada, registre, firme digitalmente y, si el usuario lo desea, envíe cada factura a Hacienda en tiempo real. Así, se asegura que no haya manipulaciones, dobles contabilidades ni facturas falsas.

¿Por qué se inicia Verifactu?

Porque los órganos fiscales y tributarios buscan un mejor control fiscal. En este caso, el sistema Verifactu se utilizará para lo siguiente:

• Para acabar con el fraude en la facturación, ya que, algunas empresas manipulaban o borraban facturas para pagar menos impuestos.
  
• Modernizar la relación entre Hacienda y los negocios, digitalizando procesos y teniendo un control instantáneo.

A quién afecta Verifactu

El sistema afectará de forma directa a casi todas las empresas y autónomos que operan en España, debiendo adaptarse, sin excepciones:

• Todos los negocios sujetos al IRPF, Impuesto sobre Sociedades y no residentes con establecimiento en España.
  
  
• Tanto si facturas a empresas o particulares
  
  

¿Quién está exento de Verifactu?

A pesar de que casi la totalidad de empresas utilizarán Verifactu, existen algunas excepciones en las que no será obligatorio la utilización del sistema, te explicamos cuáles son:

• Empresas que operan bajo el SII (Suministro Inmediato de Información, generalmente grandes empresas con facturación alta).
  
  
• País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas.

Cuándo entra en vigor Verifactu

Atención: estas fechas se aplazaron un año. El calendario original situaba la obligación en 2026, pero el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE del 3 de diciembre de 2025) modificó el Real Decreto 1007/2023 y la retrasó hasta 2027. Después, el Ministerio de Hacienda anunció en una nota informativa del 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarla otra vez, hasta octubre de 2028, para hacerla coincidir con la factura electrónica obligatoria de pymes y autónomos. Ese nuevo aplazamiento todavía no se ha publicado en el BOE, así que el calendario vigente sigue siendo este:

• Desde el 29 de julio de 2025: los productores y comercializadores de software de facturación deben tener sus productos adaptados. Este plazo no se ha movido.
  
  
• Empresas (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): antes del 1 de enero de 2027.
  
  
• Autónomos y demás obligados (personas físicas y entidades en atribución de rentas): antes del 1 de julio de 2027.

Desde Anaga DF te recomendamos que empieces a familiarizarte con el sistema cuanto antes, solicitando información a tu proveedor de software: es él quien debe emitir la declaración responsable de que su programa cumple el reglamento. 

Cómo funciona Verifactu

Como usuarios no tendremos grandes dificultades, suponiendo un sistema similar al actual, La realidad es que es un sistema completamente distinto a lo que existía y que los cambios recaerán en la forma en la que el software gestiona las facturas.

Generación de la factura y registro digital

Cada vez que emites una factura, el software crea un registro digital único, con datos de la operación, el cliente, el importe y los detalles de la factura.

Firma y huella digital o hash

Ese registro se firma electrónicamente, asegurando la no manipulación. Además, se genera una huella digital o hash, además de un código QR único.

Envío automático a la Agencia Tributaria

El registro se envía automáticamente a la AEAT en tiempo real.

Control y trazabilidad completa

La AEAT podrá comprobar en cualquier momento que no se han borrado, alterado o duplicado facturas. minimizando el fraude fiscal. 

Diferencias entre Verifactu y factura electrónica

La factura electrónica y Verifactu digitalizan la facturación, pero no son lo mismo y sus características son distintas. Te detallamos toda la información para que veas sus diferencias.

Factura electrónica

La factura-e (o factura electrónica) es el formato digital de una factura tradicional. En lugar de imprimirla en papel, la factura se crea y se almacena electrónicamente, cumpliendo con ciertos requisitos legales para que tenga la misma validez que una factura física.

Para qué se utiliza

• Simplifica la gestión y el envío de facturas (por email, plataformas, etc.).
  
  
• Permite su almacenamiento seguro en formato digital.
  
  
• Es válida para las relaciones comerciales entre empresas, autónomos, administraciones públicas y clientes finales.

Características clave de la factura-e

• Formato estructurado: normalmente XML (facturae 3.2.x), PDF con firma, etc.
  
  
• Firma electrónica: debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
• Aceptación: ambas partes (emisor y receptor) deben aceptar el uso de la factura electrónica.
  
  
• Obligatoriedad: desde 2015, es obligatoria para facturar a la Administración Pública en España y, progresivamente, se ha extendido a ciertos sectores privados.

Entre sus ventajas están:

• Reducción de papel y coste de envío
• Agiliza la gestión y archivo de facturas
• Mejora el control y facilita la automatización contable
  
  

Sin embargo, sus limitaciones son las siguientes:

• Se puede manipular posterior al envío
• No hay un registro automático en Hacienda de cada factura emitida (salvo SII o sistemas específicos).
• En pymes y autónomos, a menudo se sigue gestionando de forma muy similar a la factura en papel, pero en digital.

Verifactu

En cambio, Verifactu permite la creación de un registro digital y la trazabilidad absoluta, con envío a Hacienda y QR en cada factura. Además, el sistema debe cumplir los requisitos del reglamento y no puede permitir la manipulación de datos.

Diferencias entre factura electrónica y Verifactu

Software Verifactu: qué características debe cumplir tu programa

No todos los software de gestión empresarial son válidos para el uso de Verifactu. Conviene aclarar un malentendido muy extendido: la Agencia Tributaria no homologa, certifica ni aprueba programas de facturación, y no publica ningún listado oficial de software válido para Verifactu. El sistema funciona al revés: es el fabricante quien emite una declaración responsable, comprometiéndose por escrito a que su programa cumple los requisitos del Real Decreto 1007/2023. Si alguien te vende un software diciendo que está «homologado por Hacienda» para Verifactu, desconfía. Puedes consultar la información oficial de la Agencia Tributaria sobre Verifactu. 

Te contamos las claves de los requisitos de software

Requisitos técnicos clave

• Generación y almacenamiento seguro de registros de facturación
• Firma digital automática de cada registro
• Generación de un código QR y una huella digital única por factura
• Registro de cualquier modificación, anulación o evento relevante
• Capacidad de envío automático a la AEAT con el modo Verifactu
• Seguridad: protección frente a alteraciones o borrados

Sanciones por no usar software adaptado a Verifactu

La ley indica lo indica claramente: sanción de hasta 50.000 € por ejercicio para empresas que hagan uso fraudulento con Verifactu.

En el caso de desarrolladores de software: hasta 1.000 € por licencia vendida y hasta 150.000 € anuales.

Además, la AEAT pondrá en marcha mecanismos de inspección para detectar infracciones, detectando fácilmente las irregularidades.

Ventajas de Verifactu

A pesar de que pueda parecer sólo un mecanismo antifraude y de control, existen ventajas en su uso:

Tranquilidad 

Si usas un programa con declaración responsable y cumples, te olvidas del miedo a sanciones.

Ahorro de tiempo

No tendrás que guardar registros manualmente

Más transparencia ante tus clientes

El código QR permite verificar la autenticidad de las facturas

Automatización y control

Existirán menos errores y mayor eficiencia en la facturación

Mejor imagen ante Hacienda

Reduces el riesgo de inspecciones por sospecha de fraude

Como adaptar tu empresa a Verifactu

Hemos preparado un checklist para que todo sea sencillo y puedas comprobar de un vistazo qué aspectos tienes que revisar en tu empresa o negocio para el uso de Verifactu

Comprueba si tu software ya está adaptado

Muchos programas de facturación ya están actualizándose. Pregunta a tu proveedor si ya ha emitido la declaración responsable de su producto y desde qué versión. Por ejemplo, Holded ya cuenta con la adaptación necesaria para usar Verifactu

Solicita información al fabricante de tu software contable

Pide ayuda ante posibles actualizaciones y soporte para que puedas formar a tu equipo y así evitar errores en la emisión de facturas.

Actualiza las plantillas de tus facturas

Asegúrate de que cada factura lleva el código QR, la huella digital o hash y, si aplica, la mención Factura Verifactu.

Prueba este sistema antes de la fecha límite

Haz pruebas para asegurarte de que todo funciona de forma correcta, que las facturas se envían correctamente y que los registros están accesibles.

Software Verifactu: qué programas ya están preparados

Ten en cuenta que algunas de las soluciones más conocidas de los ERPs utilizados por las empresas ya están preparadas para la adaptación a Verifactu o en fase de adaptación

Holded

ERP cloud pensado para autónomos y pequeñas empresas, fácil de adaptar.

Cegid

ERP y software de gestión con Verifactu nativo

Otros

Consulta con tu asesoría fiscal o proveedor habitual si tienen planes de actualización. Empresas como Wolterskluwer disponen de soluciones que serán próximamente adaptadas Verifactu

Sanciones y riesgos por no adaptarse a Verifactu

Las multas o sanciones pueden ser muy elevadas si no cumples o si se usa un software no válido. Entre las sanciones están:

• Hasta 50.000 € al año por usar programas no adaptados o por manipular la facturación
• Los desarrolladores pueden llegar a pagar en sanciones hasta 150.000 € al año y 1.000 € por cada copia distribuida sin certificar
• Además, posible cierre cautelar del negocio en casos graves

Mejor consulta con una asesoría

Hoy la ley fija la obligación de Verifactu en 2027 —el 1 de enero para las sociedades y el 1 de julio para los autónomos—, y Hacienda ha anunciado que prevé retrasarla hasta octubre de 2028. Mientras ese cambio no se publique en el BOE, te recomendamos que vayas adaptando tu negocio a esta nueva situación. Desde Anaga DF ya estamos preparados para ayudarte en este proceso y que llegues al cambio con todo bajo control. Si necesitas más información, puedes contactar con nosotros y conocer cómo te podemos ayudar.

Esperamos que este artículo te haya resultado útil y que hayas resuelto tus dudas acerca de este nuevo sistema de facturación. Además, si crees que puede ser de ayuda para otros emprendedores o negocios, por favor, compártelo con ellos para que puedan conocer todas las características de Verifactu.

Si lo que estás valorando es cambiar de despacho y que esto lo lleve alguien por ti, tenemos una guía aparte sobre cómo elegir una gestoría que trabaje con Holded, con las preguntas que conviene hacer antes de firmar.