En Anaga DF llevamos muchos meses a la expectativa y conociendo en profundidad las características del sistema Verifactu. En este artículo, te damos toda la información sobre Verifactu, explicándote qué es, cómo funciona y cómo adaptar tu empresa a este. Trataremos de darte todos los detalles acerca de este sistema del que tanto se ha oído hablar en los últimos meses.
Antes de implantar Verifactu en tu empresa, es conveniente que te pongas en contacto con una asesoría para empresas que conozca todos los detalles acerca de este sistema de facturación y que te explique profundamente cómo implementarlo en tu negocio.
Qué es Verifactu
Verifactu es el nuevo sistema de control de facturación impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT), regulado por la Ley Antifraude y el Real Decreto 1007/2023, teniendo como objetivo minimizar el fraude fiscal y garantizar la trazabilidad y veracidad de todas las facturas emitidas en España.
En 2026, autónomos, pymes y empresas deberán usar software que, de forma automática, registre, firme digitalmente y, si el usuario lo desea, envíe cada factura a Hacienda en tiempo real. Así, se asegura que no haya manipulaciones, dobles contabilidades ni facturas falsas.
¿Por qué se inicia Verifactu?
Con miras a un mejor control fiscal, el sistema Verifactu se utilizará para lo siguiente:
- Para acabar con el fraude en la facturación, ya que, algunas empresas manipulaban o borraban facturas para pagar menos impuestos.
Modernizar la relación entre Hacienda y los negocios, digitalizando procesos y teniendo un control instantáneo.
A quién afecta Verifactu
El sistema afectará de forma directa a casi todas las empresas y autónomos que operan en España, debiendo adaptarse, sin excepciones:
- Sujetos al IRPF, Impuesto sobre Sociedades y No Residentes con establecimiento en España.
- Tanto si facturas a empresas como a particulares
- Si tienes una asesoría, también tendrás que cumplir y adaptar la gestión de tus clientes.
¿Quién está exento de Verifactu?
A pesar de que casi la totalidad de empresas utilizarán Verifactu, existen algunas excepciones en las que no será obligatorio la utilización del sistema, te explicamos cuáles son:
- Empresas que operan bajo el SII (Suministro Inmediato de Información, generalmente grandes empresas con facturación alta).
- País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas.
Cuando entra en vigor Verifactu
A pesar de que todavía pueden existir algunas modificaciones, el calendario es claro:
- Desde julio de 2025: todos los desarrolladores de software de facturación deben tener sus productos adaptados y homologados.
- Empresas (personas jurídicas): obligatorio desde 1 de julio de 2026.
- Autónomos (personas físicas): obligatorio desde 1 de enero de 2026.
Nuestra recomendación es que empieces a familiarizarte con el sistema cuánto antes, solicitando información a tu proveedor de software, que deberá estar homologado por la Agencia Tributaria.
Cómo funciona Verifactu
Por regla general, como usuarios no tendremos grandes dificultades y el funcionamiento será sencillo, pero es un sistema que es completamente distinto a lo que habitualmente hacíamos y que recaerá en la forma en la que el software gestiona las facturas.
Generación de la factura y registro digital
Cada vez que emites una factura, el software crea un registro digital único, con datos de la operación, el cliente, el importe y los detalles de la factura.
Firma y huella digital o hash
Ese registro se firma electrónicamente, asegurando la no manipulación. Además, se genera una huella digital o hash, además de un código QR único.
Envío automático
El registro se envía automáticamente a la AEAT en tiempo real.
Control y trazabilidad completa
La AEAT podrá comprobar en cualquier momento que no se han borrado, alterado o duplicado facturas. Este control minimiza el fraude, dando más seguridad al contribuyente.
Diferencias entre Verifactu y factura electrónica
La factura electrónica y Verifactu digitalizan la facturación, pero no son lo mismo y sus características son distintas. Te detallamos toda la información para que veas sus diferencias.
Factura electrónica
La factura-e (o factura electrónica) es el formato digital de una factura tradicional. En lugar de imprimirla en papel, la factura se crea y se almacena electrónicamente, cumpliendo con ciertos requisitos legales para que tenga la misma validez que una factura física.
¿Para qué sirve?
Simplifica la gestión y el envío de facturas (por email, plataformas, etc.), permite su almacenamiento seguro en formato digital y es válida para las relaciones comerciales entre empresas, autónomos, administraciones públicas y clientes finales.
Características clave de la factura-e:
- Formato estructurado: normalmente XML (facturae 3.2.x), PDF con firma, etc.
- Firma electrónica: debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
- Aceptación: ambas partes (emisor y receptor) deben aceptar el uso de la factura electrónica.
- Obligatoriedad: desde 2015, es obligatoria para facturar a la Administración Pública en España y, progresivamente, se ha extendido a ciertos sectores privados.
Entre sus ventajas están:
- Reducción de papel y coste de envío
- Agiliza la gestión y archivo de facturas
- Mejora el control y facilita la automatización contable
Sin embargo, sus limitaciones son las siguientes:
- Se puede manipular posterior al envío
- No hay un registro automático en Hacienda de cada factura emitida (salvo SII o sistemas específicos).
- En pymes y autónomos, a menudo se sigue gestionando de forma muy similar a la factura en papel, pero en digital.
Verifactu
En cambio, Verifactu permite la creación de un registro digital y la trazabilidad absoluta, con envío a Hacienda y QR en cada factura. Además, el sistema debe estar homologado y no puede permitir la manipulación de datos.
Requisitos del softwre para utilizar Verifactu
No todos los software de gestión empresarial son válidos para el uso de Verifactu. Te dejamos un listado de software homologados y permitidos por la Agencia Tributaria.
Te contamos las claves de los requisitos de software
Requisitos técnicos clave
- Generación y almacenamiento seguro de registros de facturación
- Firma digital automática de cada registro
- Generación de un código QR y una huella digital única por factura
- Registro de cualquier modificación, anulación o evento relevante
- Capacidad de envío automático a la AEAT con el modo Verifactu
- Seguridad: protección frente a alteraciones o borrados
Sanciones por no usar software adaptado a Verifactu
La ley es clara: sanción de hasta 50.000 € por ejercicio. En el caso de desarrolladores, hasta 1.000 € por licencia vendida y hasta 150.000 € anuales. Además, la AEAT pondrá en marcha mecanismos de inspección para detectar infracciones, detectando fácilmente las irregularidades.
Ventajas de Verifactu
A pesar de que pueda parecer sólo un mecanismo antifraude y de control, existen ventajas en su uso:
Tranquilidad
Si usas software homologado y cumples, te olvidas del miedo a sanciones.
Ahorro de tiempo
No tendrás que guardar registros manualmente
Más transparencia ante tus clientes
El código QR permite verificar la autenticidad de las facturas
Automatización y control
Existirán menos errores y mayor eficiencia en la facturación
Mejor imagen ante Hacienda
Reduces el riesgo de inspecciones por sospecha de fraude
Cómo adaptar tu empresa a Verifactu
Hemos preparado un checklist para que todo sea sencillo y puedas comprobar de un vistazo qué aspectos tienes que revisar en tu empresa o negocio para el uso de Verifactu
Comprueba si tu software ya está adaptado
Muchos programas de facturación ya están actualizándose. Consulta con tu proveedor y exige la certificación SIF. Por ejemplo, Holded ya cuenta con la adaptación necesaria para usar Verifactu
Solicita actualización y formación
Pide a tu proveedor que te ayude con la actualización y que puedas formar a tu equipo para evitar errores en la emisión de facturas.
Actualiza tus plantillas de factura
Asegúrate de que cada factura lleva el código QR, la huella digital o hash y, si aplica, la mención Factura Verifactu.
Prueba este sistema antes de la fecha límite
Haz pruebas para asegurarte de que todo funciona, que las facturas se envían correctamente y que los registros están accesibles.
Informa a tus clientes
Si eres asesoría, comunica a tus clientes los cambios y ayúdales en la transición. Un buen acompañamiento marca la diferencia.
Software homologado para Verifactu
Ten en cuenta que algunas de las soluciones más conocidas de los ERPs utilizados por las empresas ya están preparadas para la adaptación a Verifactu o en fase de adaptación
Holded
ERP cloud pensado para autónomos y pequeñas empresas, fácil de adaptar.
Cegid
ERP y software de gestión con Verifactu nativo
Otros
Consulta con tu asesoría o proveedor habitual si tienen planes de actualización. Empresas como Wolterskluwer disponen de distintas herramientas que serán adaptadas para Verifactu, especialmente utilizadas entre las asesorías o despachos.
Sanciones y riesgos por no adaptarse a Verifactu
Las multas o sanciones pueden ser muy elevadas si no cumples o si se usa un software no válido. Entre las sanciones están:
- Hasta 50.000 € al año por usar programas no adaptados o por manipular la facturación.
- Los desarrolladores pueden llegar a pagar en sanciones hasta 150.000 € al año y 1.000 € por cada copia distribuida sin homologar.
- Además, posible cierre cautelar del negocio en casos graves.
Mejor consulta con una asesoría
Verifactu pasará a ser obligatorio a partir de 2026 por lo que te recomendamos que vayas adaptando tu negocio a esta nueva situación. Desde Anaga DF ya estamos preparados para ayudarte en este proceso y que llegues al cambio con todo bajo control. Si necesitas más información, puedes contactar con nosotros y conocer cómo te podemos ayudar.
¡Gracias por leernos!
Esperamos que este artículo te haya resultado útil y que hayas resuelto tus dudas acerca de este nuevo sistema de facturación. Además, si crees que puede ser de ayuda para otros emprendedores o negocios, por favor, compártelo con ellos para que puedan conocer todas las características de Verifactu.
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